Een eerlijk verhaal van een bureau dat maatwerk bouwt: niet elk proces verdient maatwerk. Voor veel taken bestaat prima standaardsoftware. De vraag is niet of bouwen kan, maar of het loont.
Wanneer standaard volstaat
Is jouw proces hetzelfde als dat van duizend andere bedrijven, dan is er waarschijnlijk al een pakket voor. Facturen versturen, een nieuwsbrief, een simpele planning: koop het, stel het in en klaar. Maatwerk laten bouwen voor iets wat kant en klaar bestaat, is geld verbranden.
Wanneer maatwerk loont
Maatwerk wordt interessant zodra een van deze vier dingen speelt. Eén: je proces wijkt af, en je wringt je bedrijf nu in de mal van een pakket in plaats van andersom. Twee: meerdere systemen moeten samenwerken, en er zit nu een mens tussen die gegevens overtypt. Drie: het volume groeit, en wat vroeger een uurtje was, is nu iemands halve week. Vier: de uitzonderingen vreten tijd, want het pakket kan negentig procent, en die laatste tien procent kost meer dan de eerste negentig.
De rekensom
Tel de uren per week die het proces nu kost, ook de versnipperde kwartiertjes, want juist die tellen op. Vermenigvuldig met wat een uur jou waard is. Kost een taak vijf uur per week en is een uur vijftig euro waard, dan verbrandt dat proces ruwweg duizend euro per maand. Tegen dat bedrag leg je de eenmalige bouwkosten en het maandelijkse onderhoud. Verdient het systeem zichzelf binnen een paar maanden terug, dan is de keuze gemaakt. Duurt het jaren, dan is standaard of gewoon niets doen het eerlijke antwoord.
Vraag om een vaste prijs
Wat je ook kiest: accepteer bij maatwerk geen open einde. Een serieuze bouwer kan na één gesprek een vaste prijs noemen en die op papier zetten. Zo blijft de rekensom kloppen die je hierboven maakte.
Twijfel je over jouw proces? Leg het voor in een gesprek van 30 minuten, dan rekenen we het samen uit. Ook als de uitkomst is dat je níet moet bouwen.